Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

A medida que la complejidad de las operaciones de Media Sales de Despegar crecía, la empresa implementó una solución de cotización personalizada y un pipeline de ventas dedicado en HubSpot para centralizar y optimizar las propuestas de campaña.

Acerca de Despegar:

Despegar es una de las principales empresas de viajes online de Latinoamérica, que ofrece servicios como vuelos, hoteles, paquetes de viaje y experiencias en múltiples mercados.

A través de su división de Media Sales, la empresa también permite a las marcas anunciarse en su ecosistema digital, creando campañas de marketing que llegan a millones de viajeros en toda la región. La gestión de estas campañas requiere coordinar múltiples marcas, países, productos publicitarios y estructuras de facturación dentro de un único proceso comercial.

Proyecto y objetivo:

El objetivo del proyecto era simplificar y centralizar la creación de propuestas complejas de venta de medios directamente en HubSpot. Este enfoque es similar a otros flujos de trabajo de cotizaciones personalizadas en HubSpot, donde los equipos de ventas necesitan una manera más integrada de gestionar propuestas y aprobaciones.

El equipo de ventas de medios trabaja con frecuencia en campañas que abarcan múltiples marcas, mercados geográficos y formatos publicitarios. La elaboración de propuestas requería distribuir los presupuestos entre diferentes combinaciones de marcas y países, manteniendo al mismo tiempo la coherencia con las estructuras de facturación y los procesos financieros.

Para agilizar este flujo de trabajo, se desarrolló una herramienta personalizada de elaboración de presupuestos de ventas y se integró directamente en la vista de oportunidades de HubSpot. El objetivo era permitir a los representantes de ventas diseñar, optimizar y generar propuestas desde un único panel de control integrado con el CRM.

Al mismo tiempo, se implementó un proceso de ventas específico en HubSpot Sales Hub, lo que permitió al equipo gestionar todo el ciclo de vida comercial —desde la creación de oportunidades hasta las órdenes de inserción firmadas— manteniendo toda la información centralizada en HubSpot.

Principales retos:

Antes de implementar la herramienta de cotizador, el proceso de elaboración de propuestas comerciales requería el uso de múltiples herramientas y procesos manuales.

La información estaba dispersa en hojas de cálculo de Excel, documentos internos, correos electrónicos y registros del CRM, lo que dificultaba mantener la coherencia entre los equipos.

Los representantes de ventas tenían que calcular manualmente cómo distribuir los presupuestos de las campañas entre marcas, países y productos publicitarios. Esto aumentaba el riesgo de errores y hacía que la preparación de las propuestas resultara especialmente laboriosa cuando las campañas abarcaban varios mercados y formatos.

Además, mantener la coherencia entre la planificación comercial de la campaña y la estructura de facturación que finalmente llegaba al sistema financiero solía generar fricciones entre los equipos de ventas y de finanzas.

Otro reto era la forma en que se creaban las nuevas oportunidades. El equipo de ventas de medios utilizaba un formulario externo de Google para registrar nuevos acuerdos, lo que fragmentaba el flujo de trabajo y requería pasos adicionales antes de que las oportunidades pudieran gestionarse dentro de HubSpot.

Como resultado, cada propuesta solía requerir reconstruir toda la estructura de planificación desde cero, lo que restaba un tiempo valioso a las actividades de ventas.

Solución:

Para hacer frente a estos retos, se desarrolló una herramienta de cotizador a medida y se integró directamente en la interfaz de oportunidades de HubSpot.

Implementada como un módulo global dentro del tema de HubSpot /000 - DFZ - General Theme v2, la herramienta ofrece un panel de control interactivo de presupuestos al que se puede acceder desde cada oportunidad de venta.

Desde esta interfaz, los representantes de ventas pueden:

• Ver y gestionar el presupuesto total de la campaña
• Distribuir los presupuestos entre marcas y países
• Seleccionar productos publicitarios de un catálogo centralizado
• Configurar los detalles de las campañas, como fechas, cantidades y precios
• Generar presupuestos u órdenes de inserción directamente desde HubSpot

Esta solución permite gestionar todo el proceso de elaboración de propuestas desde el CRM, lo que elimina la necesidad de recurrir a hojas de cálculo y herramientas externas.

Aplicación:

El panel de control de presupuestos se diseñó como una interfaz moderna e intuitiva que permite a los ejecutivos de ventas visualizar de un vistazo la situación financiera de una propuesta.

Visualización del presupuesto y saldo restante

El sistema muestra el presupuesto total de la campaña (BJET) en dólares estadounidenses y calcula automáticamente el presupuesto restante a medida que los usuarios configuran los productos. Esto permite a los representantes de ventas saber de inmediato cuánto presupuesto queda disponible y evita que las propuestas superen el límite acordado.

Distribución del presupuesto por marca y zona geográfica

Los usuarios pueden definir la estructura de la campaña seleccionando:

• Las marcas que participan en la campaña
• Los países en los que se lanzará cada marca
• El porcentaje del presupuesto asignado a cada mercado

La interfaz incluye indicadores visuales que guían a los usuarios hasta que cada combinación de marca y país alcance exactamente el 100 % de la asignación, lo que minimiza los errores en la distribución geográfica.

Configuración de productos por mercado

Para cada combinación de marca y país, el sistema genera un panel de configuración en el que los usuarios pueden:

• Añadir productos publicitarios del catálogo (como banners, anuncios en redes sociales o páginas de destino)
• Configurar las fechas de inicio y finalización
• Definir cantidades y precios unitarios
• Ver los subtotales de cada línea de productos

Cada panel se ajusta a las normas de facturación y a las características de cada mercado, lo que garantiza la coherencia entre la planificación de las campañas y las operaciones financieras.

Normalización inteligente del presupuesto

Una de las funciones más potentes de la herramienta es la función «Normalizar».

Los representantes de ventas pueden definir un subtotal objetivo para cada sección, y el sistema ajusta automáticamente los precios —y, cuando es necesario, las cantidades— de los productos sin bonificación.

El algoritmo:

• Respeta los límites mínimos y máximos de precios
• Distribuye los ajustes de forma iterativa entre los productos
• Da prioridad a los artículos con mayor flexibilidad

Esto garantiza que el subtotal de la sección se ajuste al presupuesto asignado, al tiempo que elimina los recálculos manuales.

Gestión de comentarios y contexto

El panel de control de presupuestos también centraliza el contexto de la campaña al permitir a los usuarios:

• Ver información clave de la operación, como el nombre de la campaña, el tipo de contrato y las fechas importantes
• Gestionar los comentarios internos del equipo comercial
• Acceder y editar la estructura de facturación asociada a la operación

Esto convierte el panel de control en un único punto de referencia para comprender el contexto comercial completo de la campaña.

Generación de presupuestos y órdenes de inserción

Desde la barra de navegación superior, los usuarios pueden generar:

• Presupuestos sencillos para propuestas preliminares
• Órdenes de inserción detalladas que se ajustan a la estructura de facturación

El sistema consolida todos los datos de la operación —incluidas las partidas de productos, la distribución por marcas y zonas geográficas, los comentarios y los detalles de facturación— y actualiza los presupuestos y los documentos directamente en HubSpot.

Sincronización de operaciones

Mediante la función «Guardar cambios en la operación», toda la información configurada en el panel de control de presupuestos se sincroniza con la operación de HubSpot.

Esto incluye presupuestos, estructuras de distribución, partidas de productos y comentarios relevantes, lo que garantiza que HubSpot siga siendo la única fuente de información fiable para el proceso comercial.

Implementación del proceso de ventas:

Para complementar la herramienta de presupuestos, se implementó un proceso de ventas específico dentro de HubSpot Sales Hub.

El proceso incluye las siguientes etapas:

• Propuesta iniciada: El comercial crea la oportunidad y registra la información inicial de la campaña.

• Presupuesto: El equipo de ventas utiliza la herramienta de presupuestos integrada para elaborar la propuesta comercial.

• Generación de la orden de inserción: Una vez validada internamente, se genera la orden de inserción.

• Envío de la orden de inserción: La orden de inserción se envía al cliente para su revisión.

• Orden de inserción firmada: El cliente firma el documento y la operación se marca como ganada.

• Oportunidad perdida: La oportunidad se cierra como perdida si el cliente no sigue adelante.
  
  

Cada etapa incluye campos obligatorios y reglas de validación para garantizar que se recopile la información clave antes de avanzar.

También se implementaron automatizaciones para apoyar al equipo, entre las que se incluyen la creación de tareas, la validación de etapas y los recordatorios de seguimiento.

Además, se configuraron paneles de informes personalizados para ofrecer visibilidad sobre el valor del proceso de ventas, las propuestas activas, las tasas de conversión entre etapas y el rendimiento individual de las ventas.

Conclusión:

Con la implementación del cotizador y el proceso de ventas en HubSpot, Despegar ha logrado centralizar con éxito su flujo de trabajo de propuestas dentro del CRM.

Ahora las oportunidades de venta se crean directamente en HubSpot, las propuestas se elaboran a través del panel de control de presupuestos integrado y las órdenes de inserción se generan desde la misma plataforma.

Como resultado, el equipo de Media Sales opera ahora con un proceso comercial más estructurado y escalable, lo que reduce el trabajo manual y mejora la coordinación entre los equipos de ventas y de finanzas.

Para tener una visión más amplia de cómo HubSpot ha apoyado a la misma marca en otra área, también puedes explorar otra implementación de HubSpot para Despegar.

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