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Muchas personas nos preguntan cómo crear un funnel de ventas en Excel. Normalmente recomendamos usar un CRM, pero si todavía no tienes uno, una hoja de cálculo bien armada te da lo más importante: saber cuántos contactos necesitas para cerrar un cliente y en qué etapa se te escapan. En esta guía te mostramos cómo armarlo paso a paso, cómo calcular las tasas de conversión con fórmulas y cuándo la hoja deja de alcanzar. Y puedes descargar nuestra plantilla gratis.

Funnel, embudo y pipeline: qué mide cada uno

Funnel de ventas y embudo de ventas son lo mismo: el primero es el término en inglés y el segundo su traducción. Donde sí hay una diferencia importante es con el pipeline, y confundirlos lleva a medir mal.

Esta guía trata del funnel. Si lo que necesitas es ordenar y prever negocios concretos, lee cómo construir un pipeline de ventas. Los dos se complementan: el funnel te dice dónde está el problema y el pipeline te ayuda a gestionarlo negocio por negocio.

Antes de empezar: acuerda qué significa cada etapa

Un funnel solo sirve si todo el equipo cuenta igual. Si para marketing un lead calificado es cualquiera que descargó un recurso y para ventas es alguien con presupuesto y fecha, la hoja mezclará dos cosas distintas. Por eso, antes de armarlo, conviene alinear marketing y ventas con un acuerdo de nivel de servicio. Si no lo tienen, revisa qué es un SLA y cómo se establece entre los dos equipos.

Las etapas del funnel y la métrica de cada una

Puedes tener las etapas que necesite tu empresa, con el nombre que quieras. En nuestra plantilla usamos cinco, un punto de partida habitual en ventas B2B. Entre cada par de etapas hay una tasa de conversión, que te dice qué porcentaje de los contactos que llegaron a una etapa avanzó a la siguiente.

Para la etapa de calificación, la metodología BANT te da cuatro preguntas. Puedes puntuar cada una del 1 al 10:

• Budget (presupuesto): ¿cuenta con el presupuesto para adquirir tu producto o servicio?
• Authority (autoridad): ¿tiene el poder de tomar la decisión dentro de la empresa?
• Need (necesidad): ¿tiene una necesidad real de lo que ofreces?
• Timing (tiempo): ¿esa necesidad es urgente?

Si quieres acompañar cada etapa con contenido, revisa cómo usar videos en cada etapa del funnel de ventas.

Cómo hacer un funnel de ventas en Excel en 3 pasos

Nuestra plantilla gratuita de funnel de ventas está en Google Sheets. Crea una copia para editarla o, si prefieres trabajar en Excel, descárgala desde Archivo > Descargar > Microsoft Excel. Tiene dos hojas de trabajo: Input de Datos, donde cargas tus contactos, y Funnel Final, donde se arma el embudo.

Paso 1: define las etapas

Escribe el nombre de cada etapa de tu proceso en la columna B de la hoja Funnel Final. Si usas las cinco del ejemplo, no tienes que cambiar nada.

Paso 2: carga tus contactos

Ingresa tus contactos en la hoja Input de Datos. Puedes cambiar o agregar columnas de datos, pero conserva la columna I, "Etapa del Embudo", en su lugar: es la que alimenta el funnel. En ella completas la etapa de cada contacto usando exactamente los nombres que definiste en Funnel Final.

Paso 3: revisa el funnel

La hoja Funnel Final muestra el embudo con los contactos de cada etapa, la tasa de conversión entre etapas y la probabilidad de cierre. Esas tasas solo miden conversión si los contactos cargados cumplen las dos condiciones que explicamos en la sección siguiente; si no, úsala como una foto de cómo se reparte hoy tu base.

Cómo calcular las tasas de conversión en tu hoja

Primero: cuenta etapas alcanzadas, no etapas actuales

Este es el error más común al medir un funnel en una hoja de cálculo. Si cuentas cuántos contactos están hoy en cada etapa, obtienes una foto del momento, no una conversión: los 30 contactos que hoy están en calificación no son necesariamente parte de los 36 que hoy están en contacto inicial. Para que una tasa de conversión signifique algo, tienen que cumplirse dos condiciones:

• Un grupo cerrado de contactos, por ejemplo, todos los leads que entraron en un mismo trimestre, dejando pasar el tiempo suficiente para que la mayoría haya avanzado o se haya descartado.
• La etapa más avanzada que alcanzó cada uno. Un contacto que llegó a propuesta también pasó por contacto inicial, calificación y reunión, así que cuenta en todas esas etapas.

Una forma práctica de hacerlo en tu propia hoja, en cuatro pasos: copia a una hoja aparte solo los contactos del grupo que quieres medir; agrega una columna, por ejemplo la J, con el número de la etapa más avanzada que alcanzó cada uno (1 a 5); escribe en A3:A7 los números 1 a 5; y en D3 cuenta cuántos llegaron al menos hasta esa etapa con =CONTAR.SI(J:J;">="&A3), copiando la fórmula hasta D7. Con esos recuentos en D3:D7, las fórmulas de la tabla siguiente te dan conversiones reales.

Estas son las fórmulas que importan. Para ilustrarlas usamos un ejemplo hipotético con los mismos números que muestra la captura de la plantilla: un grupo de 36 contactos, de los cuales 30 llegaron a calificación, 24 a reunión, 14 a propuesta y 10 se convirtieron en clientes, con las etapas en la columna B y los recuentos en D3:D7.

La probabilidad de cierre de la primera etapa es también tu tasa de conversión global: de cada 36 contactos iniciales, 10 terminan como clientes. Da formato de porcentaje a las celdas de tasas y copia la fórmula hacia abajo. Si una etapa todavía no tiene contactos, la división da error: puedes evitarlo con =SI(D3=0;"";D4/D3), que deja la celda vacía hasta que haya datos. Y si aún no tienes clientes ganados en el grupo, no hay base para estimar contactos necesarios. Un detalle práctico: según la configuración regional de tu Excel o de tu hoja de Google, el separador de argumentos es punto y coma o coma. Si la fórmula da error, prueba con el otro.

Cómo leer el resultado

En el ejemplo hipotético, la caída más fuerte está entre reunión y propuesta: solo 14 de 24 reuniones terminan en propuesta, un 58,33%. Ahí es donde conviene mirar primero. ¿Se están tomando reuniones con prospectos que no califican? ¿La propuesta tarda demasiado? El funnel no te da la respuesta, pero te dice dónde buscarla. Y la fórmula de contactos necesarios convierte una meta comercial en una meta de generación de leads que marketing puede planificar, siempre que la tasa histórica se mantenga.

Si quieres una segunda mirada sobre tus números, pide un análisis gratuito de tu funnel de ventas.

Cuándo la hoja de cálculo deja de alcanzar

Un funnel en Excel es una muy buena forma de empezar. Pero tiene límites, y conviene reconocerlos antes de que te cuesten negocios. Estas son las señales más claras:

• Varias personas actualizan la hoja y aparecen duplicados, versiones distintas o contactos sin etapa.
• Necesitas el historial de cada contacto: qué correos recibió, cuándo cambió de etapa, quién lo atendió.
• Actualizar el funnel te lleva más tiempo que analizarlo, porque cada cambio de etapa se registra a mano.
• Quieres saber de dónde vienen los clientes, no solo cuántos hay en cada etapa.

En ese punto, un CRM centraliza el historial de cada contacto y negocio, y con las reglas y los informes adecuados configurados, los cambios de etapa quedan registrados con fecha y las conversiones se calculan sin trabajo manual. HubSpot, por ejemplo, ofrece herramientas de CRM gratuitas para hasta 2 usuarios, según su página de precios, y los informes de embudo personalizados, que analizan la conversión entre etapas, están disponibles en las ediciones Professional y Enterprise, según su base de conocimiento. Si estás evaluando el cambio, empieza por qué es HubSpot y para qué sirve y revisa cuánto cuesta HubSpot según tu equipo.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre funnel de ventas y embudo de ventas?

Ninguna: son el mismo concepto con dos nombres. Funnel es el término en inglés y embudo su traducción. Los dos describen cuántos contactos pasan de una etapa a la siguiente del proceso comercial y con qué tasa de conversión.

¿En qué se diferencia un funnel de ventas de un pipeline de ventas?

El funnel mide volúmenes: cuántos contactos hay en cada etapa y qué porcentaje pasa a la siguiente. El pipeline sigue negocios concretos, uno por uno, con su valor, su responsable y su fecha estimada de cierre. El funnel te dice dónde se pierde la conversión; el pipeline te dice qué hacer hoy con cada oportunidad.

¿Cómo se calcula la tasa de conversión de un funnel en Excel?

Divide los contactos que alcanzaron una etapa entre los que alcanzaron la anterior, dentro de un mismo grupo de contactos, y dale formato de porcentaje. Si 36 contactos entraron al funnel y 30 de ellos llegaron a calificación, la tasa de conversión es 30/36, es decir, 83,33%. Para la probabilidad de cierre, divide los clientes ganados entre los contactos que alcanzaron cada etapa.

¿Cuántas etapas debe tener un funnel de ventas?

Las que tenga tu proceso real, ni más ni menos. Cinco es un punto de partida habitual para ventas B2B: contacto inicial, calificación, reunión, propuesta y cierre. Lo importante es que cada etapa tenga un criterio de entrada claro, para que todo el equipo cuente igual.

¿Cuándo conviene pasar del Excel a un CRM?

Cuando más de una o dos personas actualizan la hoja, cuando necesitas el historial de cada contacto o cuando actualizar el funnel te lleva más tiempo que analizarlo. En ese punto, un CRM bien configurado guarda cada cambio de etapa con su fecha y te permite medir las conversiones con informes, en lugar de reconstruirlas a mano.

Fuentes: HubSpot, precios de Smart CRM · HubSpot Knowledge Base, crear informes de embudo personalizados. Consultadas el 25 de septiembre de 2026.