Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

Waterways Travel se asoció con Digifianz para transformar una base de datos de contactos desordenada en una infraestructura de marketing en HubSpot limpia, segmentada y accionable, lo que permitió comunicaciones personalizadas con viajeros y campañas de email escalables.

Acerca de Waterways Travel:

Waterways Travel es una agencia de viajes de servicio completo especializada en experiencias vacacionales inolvidables centradas en viajes internacionales y de destino. Gracias a su pasión por los itinerarios personalizados y el servicio personalizado, ayudan a los viajeros a explorar lugares exóticos con confianza y facilidad. Desde excursiones tropicales hasta escapadas llenas de aventuras, Waterways Travel atiende a una clientela diversa que busca tanto relajación como descubrimiento.

Fundada con el compromiso de planificar viajes a medida, la empresa hace hincapié en las relaciones con los clientes y la experiencia en los destinos para garantizar que cada viaje esté a la altura de sus promesas. Según su sitio web y su cartera de ofertas, Waterways Travel combina el servicio personalizado con el conocimiento específico del destino, creando experiencias de viaje que resuenan mucho después de que termine el viaje.

Proyecto y objetivo:

El objetivo principal del proyecto era limpiar y activar la base de datos de contactos de Waterways Travel, transformando una gran colección desestructurada de direcciones de correo electrónico en una lista segmentada y fiable capaz de respaldar una estrategia eficaz de marketing por correo electrónico. Esto incluía validar los datos de contacto, enriquecer los registros con propiedades clave y sentar las bases para una comunicación específica basada en los intereses y comportamientos de los viajeros.

Antes de Digifianz

Antes de asociarse con Digifianz, Waterways Travel había acumulado una lista considerable de direcciones de correo electrónico a través de SurveyMonkey y otras fuentes, pero carecía de una estructura y una calidad de datos esenciales. Su base de datos incluía correos electrónicos sin nombres asociados, sin información sobre la participación y sin una forma clara de segmentar o ponerse en contacto con el público de forma eficaz. Los principales retos eran:

• Sólo direcciones de correo electrónico sin nombre ni apellidos asociados.
  
  
• Ninguna indicación de contactos válidos, comprometidos o de alto valor.
  
  
• Ausencia de segmentación basada en las preferencias de los viajeros.
  
  
• Contactos duplicados y campos de datos incompletos
  
  
• Sin estrategia formal de marketing por correo electrónico ni flujos de trabajo
  
  
• Uso limitado de las herramientas de automatización y listas de HubSpot
  
  

Como resultado, carecían de visibilidad sobre quién estaba interactuando activamente con su marca y cuál era la mejor forma de fomentar los contactos para que reservaran viajes.

Qué hicimos

Digifianz implementó una estrategia completa para limpiar, optimizar y poner en funcionamiento la base de datos de Waterways Travel para un marketing por correo electrónico eficaz:

Limpieza y validación de la base de datos

• Importación de la gran lista de contactos a HubSpot.
  
  
• Reducción del tamaño de la lista centrándose en los dos últimos años de actividad para aislar los contactos relevantes.
  
  
• Eliminación de duplicados y registros no válidos para aumentar la calidad de los datos.
  
  

Enriquecimiento de propiedades

• Se han añadido propiedades esenciales como nombre, apellidos y preferencias de destino.
  
  
• Creación de campos de selección múltiple para captar los intereses de los viajeros por región de destino.
  
  

Estrategia de segmentación

• Creación de listas segmentadas en función de las preferencias de destino.
  
  
• Creación de listas específicas para contactos vinculados a ofertas existentes (por ejemplo, viajeros anteriores).
  
  
• Creación de listas de exclusión para gestionar los contactos no comerciales y mantener los límites de suscripción.
  
  

Captación de contactos y preferencias

• Desarrollo de una estrategia para llegar a los contactos a través de un formulario de actualización rápida para enriquecer los datos que faltan.
  
  
• Utilización de una propiedad de preferencias de destino para personalizar las comunicaciones en lugar de la página estándar de preferencias de suscripción.
  
  
• Habilitación de flujos de trabajo para suscribir a los contactos a las categorías de correo electrónico pertinentes en función de sus preferencias.
  
  

Lógica de flujo de trabajo avanzada

• Flujos de trabajo diseñados para gestionar y mantener la calidad de los datos, incluyendo:
  
  
  • Utilización de un campo de nombre legal para los formularios críticos para el viaje y alineación con el nombre principal cuando sea necesario.
    
    
  • Establecimiento automático de contactos como no comerciales si rebotan, cancelan la suscripción o marcan un correo electrónico como spam.
    
    
  
  

Campamentos de entrenamiento

Waterways Travel participó en una serie de sesiones de trabajo en directo que combinaron la formación práctica con una lluvia de ideas colaborativa para definir la mejor estrategia de marketing por correo electrónico posible para su empresa.

Estas sesiones incluyeron:

• Formación en Email Marketing: Orientación sobre la creación de correos electrónicos en HubSpot, el uso de tokens de personalización y la comprensión de las métricas de rendimiento.
  
  
• Gestión de contactos y listas: Las mejores prácticas para la segmentación, listas de exclusión, y el mantenimiento de una base de datos saludable y compatible.
  
  
• Sesiones de lluvia de ideas estratégicas: Debates colaborativos para definir las estrategias de correo electrónico más eficaces en función de los destinos, el comportamiento de los viajeros y los niveles de compromiso.
  
  
• Talleres de adopción de herramientas: Inmersiones profundas en las herramientas de marketing, flujos de trabajo y cuadros de mando de HubSpot para garantizar un uso seguro en el día a día.
  
  
• Formularios y mejores prácticas de datos: Recomendaciones sobre estandarización de propiedades, estructura de campos de formularios y recopilación de datos alineados con las necesidades operativas.
  
  

Estas sesiones se diseñaron no sólo para formar al equipo en la funcionalidad de HubSpot, sino también para dar forma estratégica a la forma en que Waterways Travel aborda el marketing por correo electrónico y la participación de la audiencia en el futuro.

Pasos para completar el proyecto

1. Auditoría y descubrimiento inicial: revisión de las listas de contactos y las fuentes de datos existentes.
   
   
2. Limpieza e Importación de Datos - Validación de contactos e importación a HubSpot.
   
   
3. Configuración de propiedades y listas: creación de propiedades para la captura de preferencias y creación de listas segmentadas.
   
   
4. Implementación del flujo de trabajo - Asignación automatizada de preferencias y actualizaciones del estado de marketing.
   
   
5. Formación y capacitación: formación en directo sobre las herramientas de correo electrónico y las mejores prácticas.
   
   
6. Pruebas y optimización: se perfeccionaron las listas y los flujos de trabajo en función del rendimiento y los comentarios del equipo.
   
   

El papel que desempeñó HubSpot

HubSpot sirvió como plataforma central para transformar la estrategia de marketing y contacto de Waterways Travel. Las principales formas en que contribuyó incluyeron:

• Centralización de todos los contactos y datos de compromiso.
  
  
• Permitir una segmentación avanzada basada en las preferencias de destino.
  
  
• Soporte de flujos de trabajo automatizados para el estado del marketing y el enriquecimiento de datos.
  
  
• Proporcionar herramientas para la creación de correos electrónicos, la personalización y el análisis del rendimiento.
  
  
• Ofrecer al equipo visibilidad sobre la participación y el estado de las listas.
  
  

La flexibilidad de HubSpot permitió que la solución se alineara con el modelo de negocio único de Waterways Travel y su enfoque en los viajeros.

Principales retos:

Durante el proyecto surgieron varios retos:

• Datos incompletos: La mayoría de los contactos sólo tenían direcciones de correo electrónico sin información identificativa.
  
  
• Necesidades de validación: Determinar qué contactos estaban activos o eran válidos requería un filtrado estratégico.
  
  
• Captura de preferencias compleja: Captar los intereses del destino de forma que sirvieran de base para la segmentación del correo electrónico.
  
  
• Adopción de la herramienta: Formación de un equipo no familiarizado con la estrategia de correo electrónico segmentado y las herramientas de marketing de HubSpot
  
  
• Límites de contactos de marketing: Gestión de listas y flujos de trabajo para mantenerse dentro de los umbrales de contacto de HubSpot

A pesar de estos retos, Digifianz adaptó la estrategia a las necesidades y los plazos del equipo, equilibrando una limpieza exhaustiva con la preparación continua de la campaña.

Resultados:

El impacto del compromiso fue inmediato y fundamental:

• Una base de datos de contactos limpia y fiable, lista para una intervención específica.
  
  
• Listas segmentadas en función de las preferencias de los viajeros y sus comportamientos históricos.
  
  
  
  
  
  
• Flujos de trabajo personalizados que suscriben los contactos a los flujos de correo electrónico pertinentes.
  
  
• Marco de mejores prácticas para formularios, propiedades y creación de correos electrónicos.
  
  
• Equipo interno capacitado mediante formación y asistencia continua.
  
  

Aunque las métricas cuantitativas como las tasas de conversión seguirán aumentando con el tiempo, los comentarios internos destacaron una organización más sólida de las listas, una mejor preparación para las campañas y una mayor confianza en el uso de las herramientas de correo electrónico de HubSpot.

Orientación y continuidad:

Aunque se trataba de un proyecto de apoyo limitado en el tiempo (aproximadamente un mes con puntos de control semanales), Digifianz sigue apoyando a Waterways Travel con:

• Recomendaciones de buenas prácticas
  
  
• Formación en directo y sesiones de preguntas y respuestas
  
  
• Planificación estratégica para futuras campañas de correo electrónico
  
  
• Orientación continua sobre la utilización de la herramienta HubSpot
  
  

Las reuniones semanales y las sesiones de formación garantizaron que el cliente no sólo recibiera una solución técnica, sino que también comprendiera cómo mantener y aumentar sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.

Conclusión:

La colaboración entre Waterways Travel y Digifianz demuestra el poder de la estructura, la estrategia y la calidad de los datos en la creación de bases eficaces de marketing por correo electrónico. A partir de una lista fragmentada de correos electrónicos sin procesar, desarrollamos un conjunto de datos segmentados, validados y estratégicos, listos para un compromiso personalizado.

Con HubSpot como columna vertebral y un equipo interno capacitado, Waterways Travel está en condiciones de lanzar campañas de correo electrónico impactantes, alimentar el interés de los viajeros y fortalecer las relaciones con los clientes, todo ello impulsando el crecimiento y el compromiso a largo plazo.

Si buscas un socio que te ayude a limpiar, estructurar y activar tu base de datos de contactos con HubSpot, ¡nos encantaría hablar!