Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

Mediante la implementación de Service Hub Enterprise, Digifianz y X2 Group transformaron su fragmentado proceso de seguimiento de miembros en un sistema centralizado y automatizado dentro de HubSpot, mejorando la visibilidad de la incorporación, el seguimiento de las renovaciones y la gestión de las relaciones con los clientes a largo plazo.

Acerca de X2 Group:

X2 Group es una empresa de gestión de redes globales que se especializa en conectar empresas de logística independientes en todo el mundo a través de una serie de redes logísticas exclusivas y especializadas. Con una creciente base de miembros repartidos por múltiples regiones y verticales de la red, X2 Group necesitaba una solución que pudiera gestionar eficazmente las afiliaciones, incorporaciones y renovaciones, manteniendo al mismo tiempo un compromiso personalizado y proactivo con los miembros.

Proyecto y objetivo:

Antes de asociarse con Digifianz, X2 Group gestionaba las afiliaciones y los procesos de incorporación manualmente, sin una visibilidad clara de las afiliaciones activas, sus acuerdos asociados o los ciclos de renovación estructurados.

Su principal objetivo era implementar HubSpot Service Hub Enterprise como plataforma centralizada para:

• Conectar las ofertas con las afiliaciones.
  
  
• Crear flujos de trabajo dedicados de incorporación y renovación.
  
  
• Automatizar el seguimiento y las actualizaciones de estado.
  
  
• Proporcionar visibilidad en tiempo real al equipo de gestión.
  
  

Para ello fue necesario crear un entorno de CRM escalable y altamente personalizado capaz de realizar el seguimiento de múltiples afiliaciones vinculadas a empresas individuales y gestionar todo su ciclo de vida.

Principales retos:

• Ausencia de una estructura de gestión de afiliaciones dentro del CRM.

• La misma empresa suele ser titular de varias afiliaciones en distintas redes y regiones.

• Ningún sistema automatizado para las llamadas de incorporación, las comprobaciones de éxito o las renovaciones.

• Gran dependencia operativa de la gestión manual de tareas.

• Necesidad de integrar la propiedad y la asignación de tareas por regiones.

Qué hemos hecho

Para resolver estos problemas, Digifianz proporcionó una implementación completa de Service Hub Enterprise con objetos, canalizaciones y flujos de trabajo personalizados:

• Objeto de afiliación personalizado: Diseñado para permitir múltiples afiliaciones por acuerdo, cada una rastreada de forma independiente y vinculada a tickets de soporte y procesos de renovación.
  
  
• Proceso de afiliación: Creado para gestionar las llamadas de incorporación, las comprobaciones de éxito empresarial del tercer mes, las revisiones del séptimo mes y las renovaciones anuales con etapas claramente definidas.
  
  
  
  
• Flujos de trabajo automatizados:

• • Creación automática de afiliaciones cuando los acuerdos alcanzan la fase "Anunciado".
    
    
  • Asignación de tareas para verificar los datos de afiliación.
    
    
  • Activación de secuencias de llamadas de incorporación.
    
    
  • Inscripción automática a los miembros en llamadas de éxito comercial o retención en función de los plazos y el estado.
    
    
  • Automatización de las tareas de confirmación de renovación y las encuestas de salida a los 11 meses.
    
    
• Asignación de tareas basada en funciones: Las automatizaciones asignan la propiedad por red y región a los gestores de cuentas correctos.
  
  
• Plantillas y secuencias de correo electrónico preconfiguradas: Correos electrónicos de incorporación, llamada de éxito y renovación totalmente automatizados y personalizados con datos de contacto y afiliación.
  
  
• Creación automatizada de tickets para renovaciones: Gestión fluida de las renovaciones basada en las respuestas de los afiliados en la marca del undécimo mes.

Resultados:

El proyecto mejoró significativamente la capacidad de X2 Group para realizar un seguimiento, gestionar y comprometerse con los miembros a lo largo de su viaje:

• Visibilidad de los afiliados en tiempo real con un canal centralizado.

• Procesos automatizados de incorporación y renovación, que reducen los errores manuales y los retrasos.

• Comunicaciones personalizadas y programadas para la incorporación, los registros y las renovaciones.

• Flujos de trabajo basados en funciones que garantizan la asignación de tareas a los miembros del equipo adecuados en función de la región y el tipo de afiliación.

• Mejora de la eficacia operativa y un marco escalable para el crecimiento continuo.

Orientación y continuidad:

A lo largo de la implantación, Digifianz colaboró estrechamente con el equipo de X2 Group mediante sesiones de trabajo semanales, que abarcaron la configuración del CRM, la configuración de los flujos de trabajo y la gestión de las secuencias de correo electrónico.

Al cierre del proyecto, entregamos documentación personalizada, grabaciones de sesiones y guías de procesos para capacitar a sus equipos internos para gestionar y hacer evolucionar el sistema de forma independiente. También se compartieron recomendaciones futuras para ampliar la cobertura de automatización de las renovaciones y los informes de toda la red.

Conclusión:

Esta implementación de Service Hub Enterprise permitió a X2 Group digitalizar y escalar sus operaciones de gestión de socios al tiempo que garantizaba un compromiso personalizado para cada cliente. La combinación de canales personalizados, automatización basada en funciones y comunicación proactiva con los miembros ha transformado su flujo de trabajo operativo.

Si estás buscando un socio que te ayude a crear una implementación escalable de Service Hub, ¡nos encantaría ponernos en contacto con usted!