Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

La factura de HubSpot casi nunca sorprende por el plan. Sorprende por los asientos: cuántos hay, de qué tipo son y cuántos de ellos pertenecen a personas que no necesitaban uno de pago. Esta guía explica qué es cada tipo de asiento, quién necesita cuál y cómo revisar lo que ya estás pagando.

Qué es un asiento en HubSpot y por qué existe este modelo

Un asiento no es una cuenta de usuario: es el nivel de acceso que esa cuenta lleva asociado. Puedes tener veinte personas dentro del portal y pagar por cinco, porque las otras quince tienen un tipo de asiento que no se factura.

El modelo existe porque en una empresa real no todo el mundo usa el CRM igual. Un vendedor vive dentro de la herramienta todo el día y necesita secuencias, cotizaciones y previsión. Un director financiero entra una vez al mes a mirar un panel. Un técnico de soporte necesita tickets pero no el pipeline comercial. Cobrar lo mismo por los tres sería absurdo, y darles a todos el mismo acceso sería un problema de gobierno además de un gasto.

La consecuencia práctica, y la razón de este artículo: el error de presupuesto más común no es elegir el plan equivocado, sino asignar asientos de pago a personas que necesitaban uno gratuito. Y como los asientos se acumulan al ritmo al que crece el equipo, nadie lo nota hasta que alguien revisa la factura con atención.

Core Seats: el acceso base

El Core Seat es el asiento de pago general. Da acceso a las capacidades base de la plataforma en los productos que la empresa haya contratado: trabajar con contactos, empresas y negocios, usar las herramientas de marketing y de contenido, y operar los niveles Starter de Sales Hub y Service Hub.

Dos cosas que conviene tener claras sobre los Core Seats:

• Los planes de Marketing Hub incluyen un número fijo. Professional incluye 3 Core Seats y Enterprise incluye 5. A partir de ahí, cada asiento adicional se factura aparte.
• Los niveles Starter de Sales y Service se acceden con Core Seats, no con asientos específicos de Hub. Si tu equipo comercial está en Sales Hub Starter, lo que estás comprando son Core Seats.

Quién necesita uno: cualquier persona que tenga que crear o modificar algo en el CRM — cargar contactos, mover negocios, editar propiedades, construir listas, publicar contenido. Si alguien solo necesita mirar, no necesita un Core Seat.

Asientos específicos de Hub: qué añaden sobre un Core Seat

Aquí está la confusión que motivó este artículo. Los asientos de Hub no sustituyen al acceso base: desbloquean las funciones avanzadas de un producto concreto en sus niveles Professional y Enterprise. Sólo existen en esos dos niveles.

Ese último matiz del Revenue Seat —Revenue Hub es el producto que agrupa cotización, facturación y pagos— es el que más veces sorprende: alguien con Core Seat puede consultar una cotización pero no crearla. Si esa persona tiene que emitir cotizaciones, necesita el asiento correspondiente.

Asientos gratuitos: quién NO necesita pagar

Esta es la sección que suele ahorrar dinero de verdad. HubSpot ofrece varios asientos sin coste.

Asientos view-only

Son gratuitos y sin límite de cantidad. Permiten consultar registros, paneles, datos de clientes e informes, y aplicar filtros a esos informes. No permiten editar registros, guardar informes, gestionar herramientas ni añadir información al CRM.

Quién debería tener uno en lugar de un asiento de pago: dirección general y financiera que solo revisa paneles, responsables de otras áreas que consultan datos de clientes, y cualquier persona cuya relación con el CRM sea leer y no escribir. En la mayoría de las empresas medianas esta lista es más larga de lo que se supone.

Otros asientos sin coste

• Partner Seat. Gratuito y reservado a empleados de partners de soluciones elegibles, con acceso a la cuenta del cliente. Es el asiento con el que trabaja tu agencia: no deberías estar pagando un asiento para tu partner.
• Developer Seat. Gratuito y limitado a la plataforma de desarrollo. No se combina con otros tipos de asiento ni con permisos de superadministrador, así que sirve para perfiles puramente técnicos.

Qué asiento necesita cada rol

La pregunta práctica no es qué tipos de asiento existen, sino cuál le toca a cada persona. Esta es la asignación habitual en una empresa B2B de tamaño medio. Úsala como punto de partida y ajústala a lo que cada persona hace de verdad, no a su cargo.

Fíjate en cuántas filas de esa tabla son gratuitas. En una empresa con tres comerciales, dos personas de marketing, dos de soporte y ocho directivos que solo miran informes, la diferencia entre asignar bien y asignar por defecto son ocho asientos de pago innecesarios cada mes.

Cuánto cuesta cada tipo de asiento

Precios publicados por HubSpot en dólares estadounidenses, con su base de facturación. Esta sección cubre asientos; el desglose completo de planes está en la guía de cuánto cuesta HubSpot.

Nota 1 — qué significa «facturación mensual». En los niveles Professional y Enterprise, pagar mensualmente no elimina el compromiso anual: HubSpot presenta esa opción como pago mensual con compromiso a un año, y la diferencia de precio es el recargo por fraccionar el pago. El único nivel con compromiso realmente mes a mes es Starter. Si lo que buscas es flexibilidad para darte de baja, la base de facturación no te la da.

Nota 2 — los asientos adicionales también cambian de precio según la base. Las cifras de Core Seats adicionales de la tabla corresponden a la facturación anual. Pagando mensualmente el precio por asiento es más alto, con la misma proporción que se aplica al plan. No damos aquí la cifra mensual exacta en dólares porque la página oficial la muestra según el selector de facturación y la moneda de tu mercado: compruébala accionando ese selector antes de presupuestar.

Cifras leídas en las páginas oficiales de precios de Sales Hub y Marketing Hub, y en la documentación de gestión de asientos de HubSpot. Los precios cambian y varían por región y moneda: confirma siempre la página oficial de tu mercado antes de presupuestar.

Sales Hub tiene además un nivel gratuito para hasta dos usuarios, útil para probar el modelo antes de comprometer presupuesto.

Cómo auditar los asientos que ya pagas

Una revisión completa lleva menos de una hora y suele pagarse sola. Seis pasos, en orden:

1. Saca la lista de usuarios con su tipo de asiento. No la lista de usuarios a secas: necesitas la columna del tipo de asiento asignado, que es lo que se factura.
2. Marca a quien no ha entrado en 90 días. Un asiento de pago sin uso durante un trimestre es un asiento que sobra o una persona que necesita formación. Las dos conclusiones son accionables; ninguna es «déjalo así».
3. Separa a los que leen de los que escriben. Por cada persona con asiento de pago, pregunta si en el último mes creó o modificó algo. Si la respuesta es no, su sitio es un asiento view-only, que es gratuito.
4. Comprueba los asientos de Hub uno a uno. Un Sales Seat sobre alguien que no trabaja el pipeline es el error más caro de la lista, porque es el asiento más caro. Que alguien esté en el equipo comercial no significa automáticamente que necesite funciones Professional.
5. Revisa a las personas que ya no están. Las bajas de personal no siempre se traducen en bajas de asiento. Es el hallazgo más frecuente de todos.
6. Confirma que tu partner usa un Partner Seat. Es gratuito. Si estás pagando un asiento para tu agencia, ese es dinero que puedes recuperar de inmediato.

Conviene repetirlo cada trimestre y, sobre todo, ligarlo al proceso de baja de personal: el momento en que alguien deja la empresa es el único en que retirar su asiento es trivial.

Si estás decidiendo qué plan contratar antes que qué asientos asignar, el punto de partida es qué es HubSpot y cuándo conviene. Si el equipo comercial va a trabajar con Sales Hub, la decisión de asientos depende de cómo esté montado tu pipeline de ventas. Y si el portal todavía no está configurado, esto se resuelve en la implementación e incorporación, no después.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un asiento (seat) en HubSpot?

Un asiento es el nivel de acceso que se asigna a una persona dentro del portal, y es la unidad por la que HubSpot factura. No equivale a una cuenta de usuario: puedes tener más personas dentro del portal que asientos de pago, porque algunos tipos de asiento no se cobran. Los de pago son el Core Seat, que da el acceso base, y los asientos específicos de Hub (Sales, Service, Revenue), que desbloquean las funciones Professional y Enterprise de ese producto.

¿Qué diferencia hay entre un Core Seat y un asiento de Sales Hub?

El Core Seat da el acceso base a la plataforma: trabajar con contactos, empresas y negocios, usar las herramientas de marketing y contenido, y operar los niveles Starter de Sales y Service Hub. El Sales Seat se suma a eso y desbloquea todas las funciones de Sales Hub en sus niveles Professional y Enterprise, como secuencias, previsión y automatización comercial. Los asientos de Sales solo existen en Professional y Enterprise: si tu equipo está en Sales Hub Starter, lo que usa son Core Seats.

¿Los usuarios view-only pagan?

No. Los asientos view-only son gratuitos y no tienen límite de cantidad. Permiten consultar registros, paneles, datos de clientes e informes, y filtrar esos informes, pero no permiten editar registros, guardar informes, gestionar herramientas ni añadir información al CRM. Son la opción correcta para dirección, finanzas y cualquier persona cuya relación con el CRM sea únicamente consultar. Asignar un asiento de pago a estos perfiles es el sobrecoste más común.

¿Cuántos asientos incluye cada plan?

Depende del producto y del nivel. Marketing Hub Professional incluye 3 Core Seats y Marketing Hub Enterprise incluye 5; a partir de ahí, los Core Seats adicionales se facturan aparte, desde 45 USD al mes en Professional y desde 75 USD al mes en Enterprise con facturación anual (pagando mensualmente el precio por asiento es más alto). Los planes de pago de Sales Hub se cobran por asiento, sin un número incluido: Starter se accede con Core Seats y Professional y Enterprise con Sales Seats. Sales Hub tiene además un nivel gratuito para hasta dos usuarios. Los asientos view-only son gratuitos e ilimitados en todos los casos.

Fuentes: HubSpot Knowledge Base, Assign and manage seats · HubSpot, Sales Hub Pricing · HubSpot, Marketing Hub Pricing · HubSpot, Products.