Soluciona tus problemas de Marketing y Ventas con HubSpot

Outdoor Water Solutions se asoció con Digifianz para migrar sus procesos de ventas a HubSpot, transformando su sistema manual basado en hojas de cálculo en un CRM centralizado y automatizado. Esta actualización digital aumentó la eficiencia operativa, mejoró la gestión de clientes potenciales y capacitó a su equipo de ventas para crear relaciones más sólidas y coherentes con los clientes, todo ello manteniendo el servicio personal y práctico que valoran sus clientes.

Acerca de Outdoor Water Solutions:

Outdoor Water Solutions es un fabricante líder de productos para la gestión de estanques y lagos con sede en Springdale, Arkansas. Fundada en 2005, la empresa comenzó centrándose en sistemas de aireación eólicos y desde entonces ha ampliado su oferta para incluir aireadores solares y eléctricos, fuentes, bacterias para estanques, tintes, muelles y una amplia gama de otros productos.

Outdoor Water Solutions atiende a una clientela muy diversa, que incluye propietarios rurales, agricultores, ganaderos, campos de golf, urbanizaciones y parques. Sus productos están diseñados para mejorar la calidad del agua eliminando la estratificación y reduciendo la acumulación de suciedad y materia orgánica en los estanques.

En 2022, la empresa adquirió Air-O-Lator, un fabricante de equipos de agua y aguas residuales, ampliando aún más su línea de productos y su experiencia en el sector.
Outdoor Water Solutions se compromete a ofrecer productos ecológicos de alta calidad seguros para los peces y el medio ambiente. Sus pruebas exhaustivas y su enfoque en la mejora continua garantizan que los clientes reciban soluciones fiables y eficaces para sus necesidades de gestión de estanques y lagos.

Proyecto y objetivo:

El objetivo del proyecto era implementar y optimizar un proceso de ventas estructurado y automatizado en HubSpot, transformando un enfoque previamente manual y desestructurado en un sistema CRM escalable alineado con los objetivos de crecimiento y captación de clientes de Outdoor Water Solutions.

Antes de Digifianz

Antes de asociarse con Digifianz, Outdoor Water Solutions carecía de un sistema centralizado para gestionar eficazmente sus procesos de ventas y captación de clientes potenciales. Su equipo trabajaba principalmente con hojas de Excel y flujos de trabajo manuales, sin un marco claro de cualificación de clientes potenciales ni una estructura de canalización. Esto planteaba retos en:

• Realizar un seguimiento de los clientes potenciales y los seguimientos.

• Garantizar una comunicación coherente en todo el ciclo de ventas.

• Obtener visibilidad del rendimiento de las ventas y del estado de las oportunidades.

• Escalar los procesos con su creciente base de clientes.

Además, no estaban aprovechando al máximo las capacidades de HubSpot en automatización, generación de reportes y CRM.

Lo que hicimos

Digifianz comenzó con una fase de descubrimiento en profundidad para comprender su proceso de ventas, herramientas y documentación actuales. A partir de ahí, el equipo llevó a cabo la siguiente transformación:

• Implementación de CRM: Migración de sus datos y procesos de ventas de Excel a HubSpot CRM.

• Calificación de clientes potenciales: Diseñamos un marco de calificación de clientes potenciales personalizado y adaptado a su proceso de ventas.

• Configuración del pipeline: Construimos y personalizamos un pipeline de ventas de HubSpot con las etapas de negociación relevantes.

• Automatización: Introdujimos flujos de trabajo automatizados para el seguimiento de clientes potenciales, actualizaciones de estado y recordatorios.

• Herramientas de ventas: Desarrollo e implementación de plantillas de correo electrónico para tareas repetitivas, enriquecidas con tokens de personalización.

• Guías: Creación de guías de ventas internas estructuradas para guiar al equipo en conversaciones y procesos.

Bootcamps entregados

Se brindó un Bootcamp de ventas, que incluía:

• Capacitación en HubSpot CRM: Visión general de la gestión de contactos, filtros, propiedades y vistas.

• Capacitación en Pipeline: Cómo mover tratos, definir etapas y calificar clientes potenciales.

• Taller de Automatización: Educar a su equipo sobre cómo la automatización mejora el seguimiento y la gestión de leads.

• Herramientas y secuencias de correo electrónico: Uso de plantillas y personalización para aumentar la eficacia y el compromiso.

• Playbooks: Cómo utilizar playbooks en reuniones de ventas y prospección.
  
  

Pasos para completar el proyecto

1. Auditoría inicial y discovery: evaluación del material de ventas y los procesos basados en Excel existentes.

2. Personalización del CRM - Configuración de objetos, propiedades y pipelines de HubSpot.

3. Implementación: armado de lógica de calificación y automatizaciones.

4. Capacitación: realización del Sales Bootcamp y acompañamiento en la adopción.

5. Pruebas y optimización - Perfeccionamos los flujos de trabajo y las herramientas basándonos en el uso real y los comentarios.

6. Soporte continuo:  entrega de templates, documentación y recomendaciones de mejora.

El rol de HubSpot

HubSpot fue la base de esta transformación. Sus funciones de CRM, automatización y habilitación de ventas permitieron a Outdoor Water Solutions:

• Centralizar todos los datos de clientes y tratos.

• Realizar un seguimiento de las interacciones en un solo lugar.

• Automatizar el seguimiento y garantizar que no se olvida ningún cliente potencial.

• Equipar a su equipo con herramientas escalables para ahorrar tiempo y mejorar la coherencia.

La flexibilidad de HubSpot también nos permitió adaptar completamente la plataforma al proceso del cliente: en lugar de obligarles a cambiar su forma de vender, la mejoramos.

Principales retos:

El principal desafío fue la transición de Outdoor Water Solutions de un sistema fragmentado basado en Excel a una plataforma CRM totalmente funcional en HubSpot, sin interrumpir sus actividades de ventas en curso.

A lo largo del proceso surgieron varios retos clave:

• Sin base CRM: No tenían ninguna configuración CRM previa, lo que significaba construir todo desde cero: propiedades personalizadas, canalizaciones y procesos.

• Falta de visibilidad de ventas: Al no disponer de datos centralizados, el equipo tenía dificultades para realizar un seguimiento de los clientes potenciales, los seguimientos y la progresión de los acuerdos.
• Carga de trabajo manual: La mayoría de las comunicaciones y actualizaciones se realizaban manualmente, lo que aumentaba el riesgo de errores humanos y pérdida de oportunidades.
• Adopción de la herramienta: Como nuevo usuario de HubSpot, su equipo tuvo que ser guiado a través de la adopción y el uso eficaz de la plataforma.
• Alcance de la licencia: Tuvimos que asegurarnos de que estaban aprovechando todas las herramientas disponibles dentro de su licencia actual de HubSpot sin exceder los límites de lo que ofrecía su plan.

A pesar de los plazos ajustados y la necesidad de una implementación rápida, adaptamos el alcance del proyecto para ajustarlo a sus necesidades y capacidad, equilibrando la velocidad con la calidad.

Resultados:

Los resultados de la implementación de HubSpot fueron inmediatos e impactantes:

• Sistema CRM centralizado: Todas las actividades de ventas, contactos y negocios están ahora totalmente rastreados en HubSpot.

• Proceso de ventas definido: Se creó y adoptó una estructura clara y repetible de calificación de clientes potenciales y canalización de ventas.

• Flujos de trabajo automatizados: Los seguimientos, las asignaciones de tareas y las actualizaciones de estado están ahora automatizadas, lo que reduce significativamente los errores manuales y las oportunidades perdidas.

• Aumento de la eficacia: Las plantillas de correo electrónico y los tokens de personalización permiten ahora al equipo responder de forma rápida y coherente.

• Potenciación del equipo de ventas: Los playbooks dan al equipo de ventas una estructura fiable durante las llamadas y reuniones, aumentando su confianza y profesionalidad.
  
  

  Aunque todavía no disponemos de métricas numéricas o visuales de HubSpot, los comentarios internos confirman una mayor visibilidad de los clientes potenciales, una mayor coherencia en el seguimiento y una incorporación más rápida de los nuevos miembros del equipo de ventas.

Acompañamiento y continuidad:

Este fue un proyecto único, pero Digifianz sigue ofreciendo orientación estratégica después de la implementación. Nuestro apoyo incluye:

• Documentación sobre las mejores prácticas.

• Vídeos y procedimientos operativos normalizados sobre el uso de las herramientas de HubSpot.

• Disponibilidad en Slack/email para preguntas ad hoc.

• Recomendaciones sobre futuras características de HubSpot que pueden desbloquear a medida que escalan.

Además, hemos animado a Outdoor Water Solutions a considerar inscribirse en futuros bootcamps de marketing o incorporar Hubs adicionales para agilizar más áreas de su negocio.

Conclusión:

La colaboración entre Outdoor Water Solutions y Digifianz representa un ejemplo de libro de texto de transformación digital a través de HubSpot. Lo que comenzó como un proceso de ventas disperso y manual ahora es un sistema racionalizado y automatizado creado para escalar.

Con las herramientas adecuadas en su lugar, y el equipo ahora totalmente capacitado y empoderado, Outdoor Water Solutions está equipado para crecer más rápido, responder mejor y convertir clientes potenciales con mayor eficacia.

Si está buscando un socio calificado para optimizar sus operaciones de ventas y CRM, ¡nos encantaría hablar con usted!