Implementación de HubSpot en ventas, marketing y servicio en Fiter - Estudio de caso

Fiter se asoció con Digifianz para migrar y unificar sus procesos de ventas, marketing y servicios en HubSpot, lo que permitió a los equipos de varias sucursales operar desde una única plataforma con total visibilidad en todo el ciclo de vida del cliente.

Acerca de Fiter:

Fiter es una empresa de fitness y bienestar con sede en Uruguay, que opera a través de múltiples ubicaciones y sirve a una base de miembros grande y diversa. La organización gestiona recorridos complejos de los clientes que abarcan la adquisición de clientes potenciales, la inscripción de socios, las renovaciones, las campañas de reactivación y las interacciones de servicio continuas. Con equipos que trabajan en diferentes sucursales y turnos, Fiter requiere procesos estructurados, comunicación omnicanal y una clara visibilidad de cada etapa del ciclo de vida del cliente para apoyar tanto las operaciones diarias como el crecimiento a largo plazo.

Proyecto y objetivo:

Esta fue una implementación de HubSpot a gran escala debido al tamaño y complejidad de la organización. La empresa opera tres sucursales en diferentes ciudades de Uruguay, cuenta con un equipo de más de 40 personas y gestiona sus procesos a través de múltiples plataformas desconectadas. El objetivo principal era aprovechar al máximo HubSpot en Ventas, Marketing y Servicio, migrando todos los procesos existentes a una única plataforma y, por primera vez, construyendo procesos de ventas estructurados dentro de un CRM.

El objetivo era centralizar las operaciones para que todo el equipo pudiera trabajar en un entorno unificado, obteniendo una visibilidad completa del recorrido del cliente desde la primera interacción hasta el final del ciclo de vida.

Principales retos:

Antes de implantar HubSpot, la organización se enfrentaba a varios retos importantes:

• Una gran escala operativa, con múltiples sucursales, un gran equipo y una extensa base de datos histórica de clientes que migrar y organizar.
  
  
• Falta de un CRM integral, lo que resultaba en procesos indefinidos y sin métricas históricas para evaluar el rendimiento.
  
  
• Gestión compleja del ciclo de vida del cliente, en la que los clientes potenciales se convierten en socios, los contratos se renuevan en diferentes fechas, los antiguos socios se vuelven a captar a través de campañas y los clientes potenciales llegan a través de canales tanto online como offline.
  
  
• Alta complejidad operativa al intentar centralizar todas las fuentes de comunicación y datos en un único sistema.

En este contexto, el papel de Digifianz fue más allá de la implementación. La consultoría estratégica fue clave para diseñar conjuntamente procesos optimizados adaptados a las necesidades operativas reales del cliente, en lugar de limitarse a replicar los flujos de trabajo existentes.

Alcance del trabajo e implantación

Digifianz dirigió una implantación integral que abarcaba datos, procesos, canales y automatización. Las iniciativas clave incluían:

Migración de datos y base CRM

• Migración de contactos, empresas y productos
• Creación de propiedades personalizadas para cada objeto
• Personalización de vistas y registros para diferentes equipos

Diseño de procesos de ventas y servicios

• Implementación de dos pipelines de Ventas (Nuevos Miembros y Renovaciones)
  
  
  
  
• Implementación de dos pipelines de Servicio para gestionar los procesos de post-venta y soporte
  
  

Habilitación omnicanal

• Integración de chatbot web

• Integración de WhatsApp a través de Treble
• Integración de la bandeja de entrada de Instagram y Facebook
• Sincronización de Meta Ads y Google Ads

Contenido y activos digitales

• Migración y creación de formularios
• Creación de páginas de destino
• Migración y configuración del sitio web

Desarrollo a medida

• Integración de API con el sistema propio del cliente para el seguimiento de los afiliados, antiguos afiliados y comportamiento de los clientes

Estructura del equipo y permisos

• Creación de equipos basados en sucursales y turnos de trabajo
• Acceso basado en roles y segmentación operativa

Automatización y eficiencia

• Asignación automática de clientes potenciales
• Lógica de cualificación de clientes potenciales
• Correos electrónicos automatizados y notificaciones internas
• Estandarización de procesos basada en flujos de trabajo
• Informes

Orientación y continuidad:

Tras el Enhanced Onboarding, Fiter siguió trabajando con Digifianz para garantizar el éxito del lanzamiento y la adopción:

• 65 horas adicionales de consultoría durante la fase de puesta en marcha para:
  
  
  • Resolver dudas sobre la implantación

• • Apoyar los ajustes de configuración

• • Impartir formación al equipo de ventas y marketing
    
    
• 5 horas anuales de soporte post-lanzamiento a:
  
  
  • Solucionar errores o problemas técnicos
    
    
  • Responder a preguntas avanzadas
    
    
  • Apoyar una mayor optimización o complejidad del proceso

Este apoyo continuo garantizó una transición fluida, una fuerte adopción por parte de los usuarios y una base sólida para la mejora continua.

Conclusión:

Al asociarse con Digifianz, Fiter realizó con éxito la transición de herramientas fragmentadas y procesos indefinidos a un entorno HubSpot totalmente centralizado. La implementación proporcionó estructura, visibilidad y automatización en los departamentos de ventas, marketing y servicios, lo que permitió a los equipos colaborar de forma más eficaz y gestionar con confianza los complejos ciclos de vida de los clientes.

Este caso práctico destaca cómo las organizaciones de fitness y bienestar con múltiples sucursales pueden adoptar HubSpot no sólo como un CRM, sino como una plataforma operativa unificada que respalda el crecimiento, la escalabilidad y la eficiencia a largo plazo.

Si estás buscando centralizar y optimizar tus operaciones de Ventas, Marketing y Servicio con HubSpot, ¡nos encantaría hablar!